Der Koordinator hat nach § 3 Abs. 2 der Baustellenverordnung eine Unterlage für spätere Arbeiten zusammenzustellen. Mit ihr kann der Bauherr Konzepte und Informationen zum sicheren Betreiben und Instandhalten an die Nutzer und Betreiber eines Bauwerkes weitergegeben. Die Unterlage ist also ein Kommunikationsmittel.

Im Mittelpunkt der Unterlage steht alles, was absehbar für die Wartung, Inspektion und Instandsetzung zu tun ist. Schwerpunkte für bauliche Maßnahmen sind Arbeiten auf Dächern, an Fassaden, an der technischen Gebäudeausrüstung sowie an hochgelegenen Bauteilen, die nicht vom Boden zu erreichen sind. Technische Arbeitsschutzmaßnahme sind oft bauliche Maßnahmen, die im Bauprojekt geplant und umgesetzt werden und dann in der Unterlage für spätere Arbeiten dokumentiert sind. Oft geben Koordinatoren Impulse, Lösungen für sichere und wirtschaftliche Instandhaltungsarbeiten zu entwickeln und beteiligen sich an den Planungen.

Die Instandhaltung soll gewährleisten, dass ein Bauwerk zuverlässig genutzt werden kann und zwar in geforderter Qualität und Dauer. Praktisch jedes Bauteil einer baulichen Anlage muss irgendwann einmal instand gesetzt werden. Wie oft und in welchem Umfang ist allerdings jeweils sehr unterschiedlich. Es ist wirtschaftlich vernünftig, Instandhaltungen zu planen und für den Lebenszyklus zu optimieren. Das bedeutet auch ein Abwägen von Baukosten und späteren Betriebskosten.