• Bewerbungsfrist 6. August 2024
• Ort Berlin

Die BAuA ist eine Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Wir betreiben Forschung, beraten die Politik und fördern den Wissenstransfer im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Zudem sind wir in der europäischen Chemikalienregulation tätig und betreiben mit der DASA Arbeitswelt Ausstellung ein Museumshaus zum Wandel der Arbeit. An unseren Standorten Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 Beschäftigte.

Wir suchen am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Bürosachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d)

• E 6 TVöD
• Vollzeit / Teilzeit
• unbefristet

für die Stabstelle "Medien und Kommunikation".

Der Stabsbereich "Strategische Kommunikation und Kooperation" (KuK) steuert die externe Kommunikation der BAuA und den Aufbau fachlicher und strategischer Kooperationen der BAuA mit der Scientific Community und Arbeitsschutznetzwerken auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene. Er setzt den strategischen Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und vertritt die BAuA in Gremien, Fachgesellschaften und in europäischen und internationalen Arbeitsschutznetzwerken.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Stabsstelle Medien und Kommunikation inklusive Terminkoordination, Telefonservice, Korrespondenz sowie Organisation von Dienstreisen und allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Meetings mit internen und externen Partnern und Dienstleistern, Anfertigen von Protokollen
• Anfertigung von Entwürfen, Reinschriften oder Präsentationen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig, Erstlektorieren von Texten
• Mitwirkung und Qualitätskontrolle bei der Erstellung von tabellarischen Übersichten, z.B. im Rahmen des internen Berichtswesens
• Sachbearbeitung Wissenschaftstransfer: Unterstützung und Mitwirken im gesamten Herstellungsprozess von Kommunikationsprodukten der externen Kommunikation (Publikationen und Internet, Social Media) inklusive Einholen von Angeboten, Erstellen von Vergabevermerken, Bestellungen (Bedarfsmeldungen (MACH)), sowie Aktenführung, Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei Haushaltsangelegenheiten wie Budgetcontrolling / Finanzmittelcontrolling

Ihr Profil:

Erforderlich:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, vorzugsweise im Aufgabenbereich Kommunikation, z.B. in der Unternehmenskommunikation, einer Redaktion, einer Behörde oder einer Forschungseinrichtung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office (Word, Power Point, Excel, Outlook) und gängigen Web-Konferenztools (z.B. WebEx, DFN Conf usw.) sowie IT-Affinität (Schnelligkeit und Genauigkeit im Aneignen neuer IT-Anwendungen)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (auch zum Korrekturlesen), grundlegende englische Sprachkenntnisse sowie Formulierungsgeschick
• Service- und lösungsorientierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Eigeninitiative, Zeitmanagement
• Freude an Teamarbeit und Interesse an Themen des Arbeitsschutzes und Arbeitsmedizin

Wünschenswert:

• Kenntnisse der Software MACH und E-Akte

Wir bieten:

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente
• Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
• Jobticket mit bis zu 50-prozentiger Arbeitgeberförderung

Interesse geweckt?

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung! Unser Selbstverständnis als zertifizierte Arbeitgeberin ist es, für eine familienfreundliche, vielfältige, nachhaltige und chancengleiche Arbeitswelt einzustehen.

Die Gleichstellung von Frau und Mann ist unser Ziel. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Auch eine Behinderung sollte Sie nicht hemmen, sich bei uns zu bewerben und uns Ihre Kompetenzen aufzuzeigen. Wir unterstützen ausdrücklich die Ziele der UN-Behindertenrechtskonvention und setzen uns nach Maßgabe des SGB IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes besonders für die Belange von Menschen mit Behinderungen ein. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Wie Sie sich bewerben:

Bis zum 06.08.2024 über die Plattform www.interamt.de (Stellen-ID: 1155745).

Bei individuellen Fragen zum Verfahren können Sie sich gerne an Jennifer Gatter, Tel. 0231 9071 2139 wenden. Für fachliche Fragen steht Ihnen Dr. Andrea Thalmann Tel. 030 51548 4144 zur Verfügung.